Wypisywanie faktur vat jest obowiązkiem każdego właściciela biznesu , niezależnie od charakteru kierowanej przezeń działalności, formy opodatkowania oraz pozostałych aspektów . W tym celu można wykorzystać fachowe programy księgowe czy prostsze narzędzia, które sprawdzają się tutaj równie dobrze . Czym można się kierować wybierając program do wypełniania faktur ?
Co powinno znajdywać się na fakturze ?
Istnieją obowiązkowe dane i wartości, jakie muszą znaleźć się na fakturze, żeby była przyjęta za ważną . Tyczy się to w podobny sposób faktur papierowych, jak i elektronicznych , generowanych przez oprogramowanie do ich tworzenia. Ustawa o podatku od towarów i usług precyzuje, że faktura VAT bezapelacyjnie musi zawierać:
- datę wystawienia,
- numer identyfikacyjny faktury,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług, oraz ich adresy,
- numer identyfikacji podatkowej podatnika oraz nabywcy towarów lub usług,
- datę wykonania usługi lub dostawy towarów. Może być to również data, w której otrzymano zapłatę, jeśli jest ona różna od daty wystawienia faktury,
- nazwę towaru lub usługi,
- ilość dostarczonego towaru bądź zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi netto,
- wysokość wszystkich rabatów lub obniżek cen netto,
- stawki podatku,
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług netto,
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku oraz od nich zwolnioną,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty objęte poszczególnymi stawkami podatku,
- ogólną kwotę należności.
Ogromna ilość niezbędnych do uwzględnienia informacji , sporządzanie faktury VAT w edytorze tekstu dla każdego kontrahenta z osobna , byłoby zadaniem mozolnym , w dodatku tworzącym duże niebezpieczeństwo pomyłki. Toteż zaleca się korzystanie z narzędzia , którym jest program do faktur vat. Na co zwrócić uwagę dobierając takie programy?
Jak wybrać program do fakturowania?
Przy wyborze oprogramowania do tworzenia faktur VAT potrzebne jest zwrócenie uwagi na parę kluczowych aspektów:
- zgodność oprogramowania z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług . Zdarza się, iż programy widoczne na rynku nie spełniają jej wymogów - nie jest to kontrolowane przez żaden urząd ani instytucję,
- aktualizacje - korzystanie z sporej ilości darmowych programów może wiązać się z sytuacją , w której faktura VAT zostanie sporządzona wedle starego wzoru. Co prawda zmiany w tym zakresie należą do rzadkich , lecz wielu biznesmenom jest ciężko kontrolować je wszystkie . Stąd tak istotne jest , by program aktualizował się automatycznie, niezależnie od użytkownika.
- prosty cennik - dużo programów reklamuje się jako bezpłatne, w rzeczywistości wymusza na użytkowniku wiele kolejnych należności , np. za wspomniane poprawki. Warto korzystać z programu, jaki ma np. bezpłatną wersję demonstracyjną oraz przejrzystą cenę pełnej wersji . Przykładem takiej wyceny jest np. oprogramowanie do faktur VAT Rafsoft program do wystawiania faktur z magazynem .
- rozszerzenia - przed wyborem programu do faktur należy zastanowić się, czy przydatne jest wyłącznie podstawowe narzędzie, czy cały program do księgowości . Oczywiście rozbudowane oprogramowanie nie zawsze jest potrzebne od razu, dlatego można sięgnąć po ofertę , która umożliwia poszerzanie standardowej wersji do bardziej rozwiniętej , posiadającej np obsługę księgi przychodów i rozchodów lub kompletnej księgowości. Jeżeli zajdzie taka potrzeba, można łatwo zmienić pakiet.